Управление сменами

AggreGate Time and Attendance предназначен для использования в организациях двух типов, для каждой из которых существует свой организационный порядок:

Под "офисной организацией" понимается типичная организация, рабочий график которой составляет 5 дней в неделю по 9 часов, при этом основная часть сотрудников приходит на рабочее место и уходит одновременно. Вместе с тем здесь могут быть исключения (ночные сторожи, системные администраторы, работающие в ночную смену, и пр.), но у них свой собственный график работы.

Такая организация использует по крайней мере один недельный график. Этот тип графика позволяет просматривать всю рабочую неделю целиком и устанавливать еженедельный график работы (понедельник, вторник и т.д.).

Мы используем обычный пример, чтобы настроить Недельную смену. В наше описание мы включим подтемы для тех, кому свойственно лишь поверхностно изучать руководством - можно будет прочить их все или же лишь ту часть, которая заинтересовала.

свойства узла смены

• Двойной щелчок по узлу Смены открывает диалоговое окно Свойств узла Смены для добавления новой смены.
• Введите следующие элементы:

Имя: наименование смены. Обычные требования к наименованию контекста  - запрещается использовать пробелы. Введите "ОбычнаяНеделя"

Описание: описание, которое появляется в системном дереве и пр. Введите "Обычная Рабочая Неделя".

Тип: это то, где Вы выбираете лишь Недельную смену либо Обычную смену. В этом случае, например, выберите Недельная Смена.

Тип смены нельзя изменить после ее создания.

Переработка после конца рабочего дня: разрешено ли сотрудникам оставаться после конца рабочего дня, и прибавляются ли им сверхурочные?

Переработка перед началом рабочего дня: разрешено ли сотрудниками приходить раньше начала рабочего времени, и прибавляются ли им сверхурочные?

Переработка в выходные: разрешено ли сотрудникам приходить в официально нерабочие дни, и прибавляются ли им сверхурочные?

Переработка в обеденное время: разрешено ли сотрудникам сокращать время обеда или пропускать его, и прибавляются ли им сверхурочные?

• Настройте данные элементы согласно организационной политике Вашей компании и кликните OK.

Расписание

• А теперь щелкните мышью дважды по созданной смене (Обычная Рабочая Неделя) для того, чтобы настроить для нее рабочий график.
• Кликните по вкладке Расписание:

• Как Вы можете видеть, каждому дню присвоен ряд со следующими полями:

Рабочий день: должны ли сотрудники приходить в офис в этот день?

Время прихода: когда должно отмечаться время их прихода на работу?

Время ухода: когда наступает конец рабочего дня?

Обед: включен ли в график работы перерыв на обед? Если день короткий/неполный, перерыв на обед может быть не включен в рабочий график.

Начало обеда/Окончание обеда:

• Отсутствует - не принято определенное обеденное время, любые прерывания работы в течение дня будут обрабатываться, как перерывы.
• Фиксированное - в этом случае должны быть заданы Время начала обеда и Время окончания обеда. В системе существует специальный алгоритм поиска прерывания работы, чье время и продолжительность соответствуют времени/периоду обеда. Это прерывание в работе будет рассматриваться как обеденное, а все остальные прерывания в работе в течение дня будут обрабатываться как перерывы.

• Гибкое - в этом случае должна быть установлена Продолжительность обеда. Первые минуты прерванной работы регистрируются как обеденные, любое время прерывания работы, которое превышает Продолжительность обеда, считается перерывом.

См. Расчет перерывов для более подробного ознакомления с обработкой времени обеда/перерыва.

Начало времени обеда, Конец времени обеда: Промежутки обеденного времени, используется, когда поле Обед установлено на Гибкое.

Продолжительность обеда: Максимальная длина обеденного времени, используется, когда поле Обед установлено на Гибкое.

Максимальное время переработки (в минутах): какой объем внеурочного времени может прибавляться за один из этих дней?

Минимальное время переработки (в минутах): с какого момента начинается отсчет внеурочного времени после окончания рабочего дня? Например, если это 15 минут, а сотрудник уходит в 18:10, эти десять минут не будут учтены. Они не будут считаться внеурочными, несмотря на то, что это время после окончания рабочего дня, поэтому оно будет просто сброшено, а сотрудник не получит компенсацию за переработку. Это важный момент, на который следует обратить внимание потому, что неправильная настройка этого параметра может привести к нарушению соответствующего пункта трудового законодательства.

Объем внеурочного времени учитывается и до начала рабочего дня, если это разрешено (см. выше Внеурочное время до начала работы).

исключения

Вкладка Исключения позволяет настроить праздничные дни:

Начальная дата: когда начинаются праздничные дни?

Конечная дата: когда заканчиваются праздничные дни?

Все остальные поля аналогичны выше описанным выше.

Если Рабочий день не помечен праздничным и Внеурочный нерабочий день не выбран в закладке Свойства Смены, сотрудники, приходящие на работу в праздничные дни, не получат доплату за переработку - как если бы офис был закрыт, а они приходят в офис в эти дни. Пометьте это как исключение.

Обычные смены выстраиваются циклично, не так как типичная рабочая неделя. Например, у Вас может быть 3-дневный цикл: 2 дня рабочих, а третий выходной. Давайте настроим обычную смену:

Свойства

• Кликните дважды по узлу Смены и следуйте инструкциям, приведенным для свойств смены выше. Следует обратить внимание на одно отличие: в элементе Тип нужно выбрать Регулярная смена.

расписание

• Теперь кликните дважды по созданной смене, чтобы настроить для ее график.
• Кликните по вкладке Расписание:

Здесь разница между Недельной и Периодической Сменой становится более прозрачной. В то время как для Недельной смены есть заполненная предварительно таблица на семь дней, для Периодической Смены имеется пустая таблица.

Все свойства такие же как и для Недельной Смены (см. Управление сменами выше), но смена - это определенный цикл дней. У Вас может быть трехдневный, двухдневный цикл и т.п.

исключения

Элемент Исключения настраивается аналогично Недельной Смене. См. выше.

Когда Вы создаете Регулярную смену, AggreGate настраивает еще один параметр для него, отличный от Недельной смены: Начальная дата. Это необходимо AggreGate,  чтобы позднее сообщать, в какой день обычной смены работал сотрудник из-за цикличного характера обычной смены. Например, если у Вас обычная смена, которая разделяется на трехдневный цикл, и сотрудник работает пять дней, день номер пять будет соответствовать второму дню обычной смены. Чтобы это распознать, AggreGate нужно знать дату начала периодической смены.

Вы можете видеть эту настройку и изменять ее (хотя это не рекомендуется), повторно обратившись к свойствам Периодической Смены после ее создания (но не во время самого процесса создания).

Дважды кликните по элементу Организация в дереве, кликните на вкладку Смена и выберите смену, которую вы хотите установить для данной организации и весь контекст, который она содержит.

Даже если Вы назначаете смену для целой организации, Вы можете назначить различные смены для подразделений, отделов или владельцев карт, входящих в эту организацию.

Кликните дважды по элементу подразделение, отдел или сотрудник. Кликните по вкладке Рабочая смена и назначьте в поле Рабочая Смена подходящую в Вашем случае смену.

Существует недельная смена, которая создается автоматически, - это Смена по умолчанию. Ее можно редактировать, но удалять нельзя. Она представляет собой  "классическую" 8-часовую рабочую неделю с понедельника по пятницу.